【要約】仕事が早く終わる人、いつまでも終わらない人の習慣

【本の要約】

はじめに

仕事が終わらず、残業続きになってしまっている・・・
働き方改革で、残業時間が決められているが、仕事が終わらずサービス残業が増えている・・・
もっと仕事が早く終われば、趣味や副業など自分の時間を有意義に使えるのに・・・

仕事が早く終われば、残業から解放されて、自分の時間も持てて、最高ですよね!
特に、サービス残業なんて、自分の時間をただで消費されているだけなので・・・

そんな思いで、今回紹介するのは、こちら

【仕事が早く終わる人、いつまでも終わらない人の習慣】
created by Rinker

本書の構成は下記のようになっています。
※仕事が早い人遅い人を対比させています。

  • 自己診断テスト
  • 時間の使い方について(7つ)
  • 人間関係の構築について(9つ)
  • 効率的な仕事術について(10つ)
  • 思考方法について(9つ)
  • 感情コントロールについて(7つ)

本書の各章について、役に立ったことを記載していこうと思います

時間の使い方について

早く終わる人は小さなカバン・終わらない人は大きなカバンで考える

仕事が終わらない人は、自分のキャパシティーを超えた量の仕事を引き受けがちです。
その原因は、自分を過信していたり、計画の精度や時間の見積もりが甘いためです。
「1日で多くのことをしたい」「あれもこれも処理したい」
そのような思いから、仕事が終わらない人はカバンが大きくなってしまいます。

仕事が早く終わる人は、仕事量や計画の精度、時間の見積もりをきちんと把握しています。
そのため、その日に必要な資料など最低限のものを持つので、カバンが小さくなります。

早く終わる人はスタートダッシュ・終わらない人はラストスパート

仕事が終わらない人は、仕事を後回しにして、期限ぎりぎりになってしまうことが多いです。
それは、ギリギリで終わらせて達成感を覚えていたり、仕事が大きく着手できなかったりするためです。
しかし、締め切り直前で、関係者に至急確認する必要が出てくるなど余計な手間が発生して、仕事量がさらに増える可能性があります。
※締め切り直前でなければ、至急の必要性がなく、メールを送って、待っていれば良いが、締め切り直前では、電話したりなど余計な工数が増えてしまう。
また、仕事を抱えてしまっているため、その仕事が気になり、集中力が低下したり、心理的負担を抱えて、仕事の効率が落ちてしまいます。

仕事が早く終わる人は、大きな仕事を細分化して、スケジュールを立て、全体を把握し、仕事に着手します。
そうすることで、集中しながら、効率よく仕事ができます。

人間関係の構築について

早く終わる人は雑談・終わらない人は私語厳禁

仕事が終わらない人は、私語厳禁と考えています。
私語厳禁で職場が静まり返っていると、質問がしずらく、自分で間違った処理をして、やり直しになるなど、仕事が進まなくなることがあります。
また、職場の雰囲気も重くなりがちで、メンタル不全になる人もいます。

仕事が早く終わる人は、雑談をしながら、雑談から情報をキャッチし、アイディアの種や課題の発見を得たりしています。
雑談は無駄で非効率に見えますが、実は仕事をスムーズにしてくれます。

早く終わる人はひと息ついてから報告・終わらない人は急いで報告

仕事が終わらない人は、悪い出来事が起こったら、「急いで」報告してしまいます。
「急いで」報告した場合、事実関係などの必要最低限の情報がそろっていない容量を得ない報告になる可能性が高いです。
※「できるだけ早く」報告すべきですが、「急いで」報告するのは時間のムダになります。
必要最低限の情報がないため、報告された相手も判断できなかったり、間違った解釈をしたりしてしまいます。
また、状況を再度確認をするなど、仕事の工数が増えていきます。

仕事が早く終わる人は、悪い出来事が起こったら、できるだけ情報を集めて、ポイントを整理してから報告します。
ポイントを整理することで、上司も判断しやすくなり、仕事の効率を上げることができます。

効率的な仕事術について

早く終わる人は記録に頼る・終わらない人は記憶に頼る

仕事が終わらない人は、記憶に頼り、メモを取らないことがあります。
しかし、人は忘却の動物なので、記憶力を過信するのは禁物です。
特に優先順位の低いものは、後回しにして、忘れてしまいます。
相手に言われたり、ふとした時に思い出して、慌てて取り組むと、ミスをしたり、相手の信頼も失ってしまいます。

仕事が早く終わる人は、自分の記憶をあてにせず、記録を取ります。
記録を取ることで、集中力のアップ、仕事を忘れない、過去の経験を活かせるなど、様々な場面で記録したことが役に立ちます。

早く終わる人は隠れ家・終わらない人はデスク

仕事が終わらない人は、デスクで仕事をしていて、先輩や上司から声を掛けられ、仕事が中断してしまいます。
そのため、仕事の効率が悪く、仕事の時間が伸びてしまいます。

仕事が早く終わる人は、会議室に入ったりして、だれも話しかけられない環境を作り出していきます。
隠れ家にこもるのを感じ悪いと思うかもしれませんが、集中して仕事をすることで効率よく、質の良い仕事ができるようになります。

思考方法について

早く終わる人はパクリ思考・終わらない人はゼロ思考

仕事が終わらない人は、常にゼロの状態から取り掛かる習性があります。
メール、企画書など一から文面を考えてしまいます。
しかし、毎回ゼロから作成していっては、時間がいくらあっても足りません。

仕事が早く終わる人は、先輩たちがつくってきたノウハウややり方をパクっています。
パクることで、仕事の効率を良くしたり、より良いハウツーを生み出すことができます。

早く終わる人はコンドル思考・終わらない人はカメ思考

仕事が終わらない人は、やるべき作業をコツコツと積み重ねていきます。
しかし、これでは仕事がいつ終わるかわからない状態になってしまいます。
いくら丁寧に仕事をしても、期限通りに終わらなくても意味がありません。

仕事が早く終わる人は、俯瞰的に仕事を把握し、計画を立ててから、仕事に着手します。
仕事のスケジュールを把握し、ゴールから考えることで、先読みの計画ができるようになります。

感情コントロールについて

早く終わる人不安材料を書き出す・終わらない人は不安を頭の中で片づける

仕事が終わらない人は、不安を頭の中で考えています。
しかし、不安を感じたことは、何かしら自分への警告なので、対策を立てないと不安が残り、思考のノイズになってしまいます。
結果的に、集中力が落ち、仕事の効率が落ちてしまいます。

仕事が早く終わる人は、不安材料を書き出し、「可視化」することで、自分の不安を取り出しつつ、状況を客観的にとらえることができます。
不安という感情は、漠然とした抽象的な塊なので、不安を「可視化」し、分解することで、中身が明確になっていき、不安を消すことができます。

早く終わる人はストレスを都度解消・終わらない人はストレスを一気に解消

仕事が終わらない人は、長期休暇などを使用した旅行などでストレスを解消しています。
しかし、長期休暇でストレス解消をするのは良いですが、過ぎてしまうと次の長期休暇まで数か月もストレスがたまり続けていってしまいます。
そのため、ストレス過多の期間が長く、仕事の効率が落ちてしまいます。

仕事が早く終わる人は、その都度ストレスを解消し、ストレスを溜め続けないようにしています。
仕事帰りに一人ででもできるストレス解消法を持つことで、ストレスが溜まりにくくなります。
ストレスが溜まらないことで、仕事に生活にメリハリが出て、充実感のある日々を送れます。



おわりに

いかがでしたでしょうか?
全部の項目が当てはまる方はいなくても、一部が該当する方は多いのではないでしょうか?
個人的には、最初のカバンの大きさが印象的で、自分はカバンにできる限りの本などを詰め込むクセがあるので、要注意ですね。
あと、パクることは本当に大切で、パクることでほかの人の良い部分を取り入れて、仕事の効率化や人生をよりよくできると思います。
※本を読むことも、著者の意見をパクることですよね。

本書を読んで、知識として蓄えておくだけでも、ピンっとくる場面があるはずです。
参考になりましたら、幸いです!

【仕事が早く終わる人、いつまでも終わらない人の習慣】
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